On Board(ing) mit KIX 18
So einfach können Sie Ihre Onboarding-Workflows selbst konfigurieren
Sie kennen das: Ein neuer Mitarbeiter fängt im nächsten Monat in Ihrer Firma an zu arbeiten: Dafür müssen intern die Verantwortlichkeiten abgestimmt, ein Arbeitsplatz vorbereitet sowie Zugänge, Berechtigungen, Mailinglisten etc. eingerichtet werden.
In 5 Schritten können Sie das sog. "Onboarding" im KIX 18 kinderleicht umsetzen.
Schritt 1: Onboarding Ticket (Elternticket)
- Ticket "Neues Formular" mit den wichtigsten Angaben: Name, Arbeitsbeginn, Abteilung, benötigte Ausstattung
Schritt 2: Preboarding-Aufgaben
- In der Ticketdetailansicht des Onboarding Ticket (Elternticket) ist eine Aufgabe verfügbar: Preboarding
- Diese stellt eine Checkliste zur Verfügung. Das Feld "Preboarding" wird beim Aufruf des Formulars explizit geleert, um zu erzwingen, dass der Agent bewusst entscheidet, dort "in Arbeit" oder "abgeschlossen" einzutragen.
- Ist die Checkliste abgearbeitet, wird das Feld "Preboarding" auf "abgeschlossen" gesetzt.
Schritt 3: IT-Aufgaben (1. Kindticket)
Das Kind-Ticket "IT Aufgaben" wird automatisiert erstellt, wenn die Preboarding-Aufgaben abgeschlossen sind.
Alle wichtigen Informationen aus dem Elternticket werden ans Kindticket übertragen. Es enthält eine Aktion "Bearbeiten". Dort wird wieder eine Checkliste mit den nötigen IT-Aufgaben angeboten. Damit der Agent nicht hin- und herwechseln muss, enthält das Formular die Daten der neuen Mitarbeiterin im Anzeigemodus. Weitere Informationen wie Mailinglisten & Berechtigungen können wieder aus dem passend angezeigten FAQ-Artikel entnommen werden.
Um die Einrichtung der IT abzuschließen, wählt der Agent die Aktion "Abschließen". Dort muss zwingend Nutzername & Passwort des neuen Mitarbeiters eingetragen werden. Diese werden in der Post-Action in einen Artikel am Ticket gespeichert und ans Elternticket zurückgeschrieben. Anschließend ändert sich der Status des IT-Tickets auf „bereitgestellt“.
Schritt 4: ERP-Aufgaben (2. Kindticket)
Das Kindticket "ERP-Aufgaben" enthält wieder eine Bearbeiten-Aktion, wo in einer Checkliste die Aufgaben abgearbeitet werden können. Das Formular enthält ebenfalls die Daten des Mitarbeiters zum Nachschauen. Auch der Zugriff auf den FAQ-Artikel ist wieder möglich.
Wenn der Agent das dynamische Feld "ERP bereitstellen" auf "abgeschlossen" stellt, werden das ERP-Ticket und das Onboarding-Ticket in den Status "bereitgestellt" gesetzt. Am Elternticket wird ein neuer Artikel erstellt: "Die Bereitstellung des IT-Arbeitsplatzes und die Einrichtung des ERP-Zugangs wurden erfolgreich abgeschlossen."
Schritt 5: Onboarding-Ticket(s) schließen
Wird das Elternticket geschlossen, werden auch beide Kindtickets geschlossen. Dazu wird die standardmäßig ausgelieferte Aktion benutzt.
