ITSM und Kubernetes in der Behörde: Wie das LAF Mecklenburg-Vorpommern KIX migrierte

Nachdem das Landesamt für Finanzen Mecklenburg-Vorpommern (LAF) 2023 die ITSM-Software KIX mit der Container-Anwendung Docker eingeführt und ausgebaut hatte, kam es knapp zwei Jahre später zur nächsten großen Veränderung. Das Hosting sollte nun der IT-Landesdienstleister übernehmen, der jedoch mit Kubernetes arbeitet. Damit begann nicht nur ein forderndes Projekt, sondern auch ein zeitkritisches. Innerhalb von zwei Monaten sollte der Übergang ablaufen, zu allem Überfluss auch noch über Weihnachten und den Jahreswechsel hinweg. 

„Ich hatte immer das Bild einer Kastanie im Kopf, aus der langsam ein Baum wächst“, sagt Jan Winkler. Der 42-jährige ist Leiter des Dezernats für IT-Grundsatz und IT-Service beim Landesamt für Finanzen Mecklenburg-Vorpommern. Und eigentlich kein ITler, sondern Sozialpädagoge – lange Zeit hat er in der Strafjustiz gearbeitet. Dann wurde es jedoch Zeit für neue Herausforderungen und die IT bot ihm diese. Deshalb blickt er oft etwas anders als seine Kollegen auf die IT, die Prozesse oder das Servicemanagement. 

Im IT-Service des LAF gab es noch kein Ticketsystem, sodass das Servicemanagement bestmöglich mit Office-Tools realisiert wurde. Das wollte Jan Winkler ändern: „Das Servicemanagement zu modernisieren, ist eine Organisationsveränderung und hat in meiner Welt weniger mit IT zu tun. Und da die Routinen gefühlt in Stein gemeißelt sind, wollten wir unsere rund 350 Mitarbeiter möglichst einfach an diese Veränderung heranführen – ‚keep it simple and stupid‘ war unser Motto.“ Ein holpriger Wechsel hätte weitreichende Folgen gehabt, da sich die Behörde um ganz verschiedene Aufgaben kümmert. Darunter die Auszahlung der Bezüge an Angestellte, Beamte und Versorgungsempfänger, die Reisekostenbearbeitung oder den Einzug öffentlicher Forderungen.

Winkler und seine damals vier Kollegen im IT-Dezernat entschieden sich für die Einführung der Open Source IT-Service-Management-Software KIX. Im Frühjahr 2023 war die Implementierung abgeschlossen. Einfach anfangen wollten sie, Dinge ausprobieren, an den Herausforderungen wachsen und sich auch von Fehlern und Rückschlägen nicht aus der Bahn werfen lassen. Sie bereiteten IT-intern sozusagen den Boden vor, aus dem der von Jan Winkler vorgestellte Kastanienbaum wachsen sollte. 

In den Monaten danach bildete dieser Baum schon die ersten neuen Zweige: Kollegen aus dem IT-Service spezialisierten sich auf ihre favorisierten Bereiche, etwa das Management von Zertifikaten. Und auch andere Teile der Behörde nahmen interessiert Anteil an dem, was in seinem Dezernat aufgebaut wurde. Wichtig war für Jan Winkler vor allem, sich nicht hinter der IT-Lösung zu verstecken, sondern als Mensch sichtbar zu bleiben – trotz eines zentralen Eingangskanals sind er und seine Kollegen auch heute noch direkt erreichbar.  

So hat sich KIX zum maßgeblichen Arbeitsinstrument des IT-Service entwickelt. Das Dezernat nutzt es heute u.a. für die technische Dokumentation, das Vertragsmanagement, für Nutzeranleitungen sowie das Störungs- und Assetmanagement. Während das Team um Jan Winkler im ersten Jahr mit KIX bereits 1.750 Tickets und 1.500 Assets bearbeitet bzw. in die Datenbank aufgenommen hatte, ist die Zahl inzwischen auf 2.600 Tickets und 2.800 Assets gestiegen. 

Trotz der Fortschritte gab es bei Jan Winkler permanent ein Gefühl der Unsicherheit. Ist das Tool wirklich bei meinen Mitarbeitern angekommen? Haben sie die Abläufe verinnerlicht? Aber dann gab es einen Aha-Moment – als er in einem Ticket keine Dokumentation finden konnte, fragte er eine Kollegin danach: „Aber Jan, sagte sie, das ist doch eine Unteraufgabe, da findest du doch alles. In dem Moment wusste ich: Wir haben es geschafft“, so Winkler. Dennoch mussten sein Team und er sich noch einer großen Herausforderung stellen.

„Bei den meisten Kunden und Partnern läuft unsere ITSM-Software auf Docker, Kubernetes war bisher eher die Ausnahme. Wir sehen aber, dass unsere Kunden immer öfter Lösungen suchen, die sozusagen Enterprise-ready sind“, berichtet René Böhm, Mitgründer und Head of Research & Development von KIX Service Software. Und ergänzt: „Das ist aber nicht nur bei uns so. Docker gehört weltweit zu den verbreitetsten Tools in diesem Bereich, da die Anwendung recht simpel ist.“

Vom einfachen Deployment zur Enterprise-Orchestrierung

Docker erschien 2013 als freie Software. Der Fokus liegt auf DevOps, Container-Entwicklung, Automation, der Unterstützung agiler Prozesse und einem einfachen Deployment. Kubernetes wurde 2014 veröffentlicht und ist deutlich komplexer aufgebaut. Es eignet sich vor allem für die Orchestrierung, das Management und den Betrieb großer Container-Landschaften im Enterprise-Bereich. „Ich vergleiche die beiden Systeme immer mit einem Golf und einem LKW. Beide bringen einen ans Ziel, bieten aber unterschiedliche Nutzungsmöglichkeiten. Und einer ist viel schwerer zu fahren als der andere“, erklärt René Böhm. 

Technische Hürden der Migration: Helm-Charts, Images und Start-Routinen

Durch die Vorarbeit des IT-Landesdienstleisters gab es bereits Helm-Charts, also eine Datei-Sammlung für den Betrieb mit Kubernetes. Problematisch war jedoch, dass die Start- und Update-Routinen in den KIX-Images noch nicht mit Kubernetes kompatibel waren. Zudem mussten René Böhm und seine Kollegen die nötige Entwicklungs-, Test- und Deployment-Infrastruktur schaffen. „Und das kurz vor Weihnachten, mit allen Feier- und Urlaubstagen. Natürlich stellten wir uns der Aufgabe, aber trödeln konnten wir wirklich nicht“, so Böhm. 

Das KIX-Team beauftragte einen Partner mit der Schaffung einer Referenzumgebung, um alle Schritte testen zu können. Und kam zügig voran: „Da wir eigentlich kein Kubernetes-Dienstleister sind, hieß es für uns vor allem: Problemstellen finden, recherchieren, lernen. Und den LAF-Kollegen, der in Rente gehen wollte, konnten wir mit Schokolade bestechen, damit er uns noch bei der Umsetzung unterstützt“, sagt Böhm lachend. Mit einigen Trial and Error-Momenten konnte sein Team Mitte Januar 2025 den ersten Test-Release abliefern. Die finale Migration durch das LAF und den Landesdienstleister folgte im März. 

„Ich bin wirklich dankbar dafür, wie flexibel und zielstrebig die Teams von KIX und vom DVZ auf unser herausforderndes Anliegen reagiert haben. Ich weiß, dass es auch für sie keine alltägliche Aufgabe war, und ich bin beeindruckt, wie sie sich trotz des engen Zeitplans reingefuchst haben“, resümiert Jan Winkler. René Böhm ergänzt: „Wir haben während des Projekts selbst viel gelernt. ITSM und Kubernetes schließen sich nicht aus, sondern harmonieren wunderbar. Wenn die Vorarbeit und die Anpassungen stimmen, kann die Kombination für Bereiche mit sehr hohen Sicherheitsanforderungen optimal sein.“

Nach Abschluss dieses nervenaufreibenden Projekts konzentrieren Jan Winkler und seine Kollegen beim LAF sich nun wieder ganz auf den Ausbau von KIX. Und dabei haben sie bereits einige Pläne: Zunächst wollen sie die ITSM-Software in einem weiteren IT-Dezernat der Behörde einführen, wodurch 17 weitere Agenten hinzukommen. In Planung ist auch eine Ticket- sowie Assetschnittstelle zum IT-Landesdienstleiter sowie die Einrichtung des Self Service Portals, um übergreifende Prozesse wie Umzüge und Beschaffungen strukturierter abzubilden. Darüber hinaus gibt es Gespräche mit dem Inneren Dienst, um beispielsweise auch die Raum- und Möbelverwaltung in KIX zu integrieren.

“Zu sehen, wie der ITSM-Baum wächst, ist einfach klasse. Und wenn er bei außergewöhnlichen Ereignissen mal brennt, haben wir mit den Teams von KIX und vom DVZ jederzeit die Feuerwehr an unserer Seite”, so Winkler zum resümierend.

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